Составление и оформление документов по трудовым отношениям

Введение

Делопроизводство — отрасль деятельности человека по разработке и оформлению документов, организации их движения, учета и хранения.

Первоначально термин появился в устной речи (предположительно в XVII в.) и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» — решать вопрос. В ходе решения возникла необходимость закрепления результата, например, достигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали документы, так как устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понятно. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в .

Современное делопроизводство включает:

• Обеспечение своевременного и правильного создания документов;
• Организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Не нужно доказывать, что знание делопроизводства, умение документально оформить управленческое решение наряду с этикой делового общения для менеджера любого уровня, специалиста стало неотъемлемым признаком профессионализма.

Принимая во внимание все вышеизложенное, можно с уверенностью говорить о том, что данный вопрос, на сегодняшний момент является весьма актуальным и будет изучен автором в данной курсовой работе.

Личное дело.

Личное дело — совокупность документов, которые содержат сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Ведение личных дел на предприятии не обязательно, осуществляется на усмотрение отдела кадров. Как правило, личные дела оформляются на руководящий состав.

Оформление личных дел происходит после того, как был издан приказ о приеме на работу, и в личном деле содержатся следующие сведения:

• личный листок по учету кадров, в том числе и дополнения к личному листку;

автобиография;

• копии документов об образовании;
• копии документов об утверждении в должности;
• характеристики или рекомендательные письма;
• заявление о приеме на работу;
• копии приказа о приеме на работу;
• список научных трудов и изобретений;
• внутренняя опись документов личного дела;
• трудовой договор;
• копии приказов о назначении, перемещении и увольнении;
• личные заявления работника;
• копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;
• аттестационные листы;
• отзывы должностных лиц о работнике;
• справки о состоянии здоровья;
• фотографии;
• другие документы, нахождение которых в личном деле будет признано целесообразным.

Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, заголовках, датах.

Личный листок (анкета) по учету кадров содержит биографические сведения о работнике, об образовании, выполняемой работе и т.д. Личный листок заполняется при поступлении на работу лично самим работником. При его заполнении необходимо иметь при себе паспорт, трудовую книжку, военный билет, документ об образовании, документы об имеющихся изобретениях и при необходимости иные документы.

Личное дело ведется на протяжении всей работы работника в организации. Изменения, вносимые в личное дело, должны подтверждаться соответствующими документами (дипломами, свидетельствами о браке, пр.).

Личные дела учитываются как документы "Для служебного пользования", регистрируются в "Книге (журнале) учета личных дел".

Личные дела могут выдаваться для ознакомления только работникам, занимающим определенные должности, и работнику, на которого заведено личное дело.

После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на хранение в архив.

Резюме.

Резюме – документ, содержащий краткие сведения биографического характера, предоставляемый лицом при трудоустройстве, как правило, в негосударственное предприятие, чаще всего в инофирму.

Резюме содержит: название вида документа: дату; указание фамилии, имени, отчества, должности и почтового адреса претендента, телефона; текст и подпись.

Текст резюме состоит из следующих разделов:

• персональные данные;
• цель трудоустройства;
• образование;
• опыт работы;
• дополнительная информация;
• рекомендации (с фамилиями и телефонами).

Пример документа «Резюме»:

РЕЗЮМЕ

Ф.И.О.: Иванов Иван Иванович

АДРЕС: ул. Ленина, д. 45, кв.5, Прокопьевск, 653000

ТЕЛЕФОН: 66-66-66

ДАТА И МЕСТО РОЖДЕНИЯ: 27.07.1975 г., Прокопьевск

ГРАЖДАНСТВО: Российская Федерация

СЕМЕЙНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ: Женат, имею сына

ЦЕЛЬ: Получение должности бухгалтера.

ЖЕЛАЕМАЯ ЗАРПЛАТА: согласно штатному расписанию.

ОБРАЗОВАНИЕ: 2000-2004гг – Кемеровский государственный университет по специальности ФИНАНСЫ И КРЕДИТ с присвоение квалификации финансист, 2005г – Прохождение курсов повышения квалификации. По окончании курсов свидетельство о присвоении квалификации ОПЕРАТОР ЭВМ и БУХГАЛТЕР МАЛОГО ПРЕПРИЯТИЯ.

ОПЫТ РАБОТЫ: С . – экономист в ООО «Фаворит».

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ: Имею опыт работы с электронными таблицами, текстовыми графическими редакторами в средствах Бухгалтерия, 1С Предприятие.

Свободно владею английским языком.

По требованию могу представить необходимые рекомендации.

И.И.Иванов

Заявление.

Заявление — документ, адресованный должностному лицу учреждения или предприятия, в котором заявитель излагает свою просьбу к нему, например о приеме на работу или на учебу, об освобождении от занимаемой должности, о предоставлении очередного отпуска, о предоставлении какой-нибудь услуги.

Заявление является личным документом, оформляется на чистом листе бумаги и подписывается лично человеком, подающим заявление. На заявлении оформляются следующие реквизиты:

• адресат
• данные об авторе заявления (фамилия, имя, отчество, занимаемая должность — если автор уже является сотрудником предприятия или полный домашний адрес и телефон — если автор не является сотрудником предприятия, к руководителю которого он обращается с заявлением)
• наименование вида документа
• дата
• текст
• отметка о наличии приложения (если имеются прилагающиеся документы)
• подпись

Пример документа «Заявление»:

Директору ОАО «Лагуна»

С.С.Сидорову

1. 01.2008г

Заявление

Прошу принять меня на должность бухгалтера с 15.01.2008г.

И.И.Иванов

Характеристика.

Характеристика — это официальный документ с отзывом о служебной, общественной деятельности определенного человека. Характеристика представляет собой краткое описание трудового пути работника, его деловых и нравственных качеств, его трудовой и общественной деятельности.

В характеристике указываются следующие сведения:

1. называется имя, отчество и фамилия сотрудника, дата рождения; указывается, какое образование получил сотрудник, какие учебные заведения где и когда окончил;
2. называется место работы, с которого дается характеристика; указываются должности, которые занимал сотрудник за время работы в данной организации, и обязанности, которые должен был выполнять он на этих должностях;
3. называются положительные качества работника (деловые и личные); даются сведения о наградах и поощрениях;
4. необходимо указать сведения о курсах повышения квалификации, которые проходил сотрудник, а также об участии его в проектах компании;
5. указывается, для каких целей и для какой организации дается характеристика

Пример документа «Характеристика»:

Характеристика

Иванов Иван Иванович работает в должности главного бухгалтера с 2001 года.

Образование высшее – окончил Томский государственный университет по специальности «Бухгалтерский учет и аудит».

С 2004 года приступил к работе в должности главного бухгалтера в ООО «Фаворит».

В 2007 году получил квалификацию Профессионального бухгалтера — финансового менеджера, финансового консультанта (эксперта).

В том же году переведен на должность заместителя директора — финансового менеджера ООО «Фаворит» с функциями главного бухгалтера предприятия.

За время его работы в 2004-2007г на предприятии неоднократно производились проверки налоговыми и прочими органами. По результатам проверок к предприятию не предъявлялись санкции за нарушение бухгалтерского учета и отчетности.

По итогам работы неоднократно премировался. А в 2008 году по решению собрания учредителей был включен в состав учредителей ООО «Фаворит».

В связи с переходом на Новый план счетов и введением налогового учета на предприятии разработал программу учета, объединившую бухгалтерский, налоговый и управленческий учет на предприятии.

Проявил себя отличным организатором и профессиональным специалистом.

Исполнительный директор О.И.Смирнов

Анкета

Анкета — Опросный лист, содержащий сведения о заполняющем его лице, требующийся органам, лицам, которым предоставляется анкета, например, листок по учету кадров, заполняемый при приеме на работу.

Анкета является одним из основных документов личного дела работника, но, несмотря на это, не существует ее стандартной и утвержденной формы. Она разрабатывается каждой организацией или предприятием самостоятельно, исходя из того, на какую должность требуется сотрудник.

Для инспектора по кадрам анкета представляет собой документ, содержащий полную информацию о сотруднике, находящуюся в одном источнике. Для руководителя организации анкета является дополнительным источником информации о соискателе. А для потенциального работника анкета служит "первоначальным знакомством" с организацией. Внимательно прочитав и проанализировав анкеты, внимательный и грамотный соискатель сделает первые выводы о структуре, требованиях и особенностях работы организации. В настоящий момент большой процент соискателей приходят на собеседование с составленным резюме и подробными дополнениями к нему. В данном случае уже от инспектора отдела кадров или работодателя зависит, предоставлять данному человеку для заполнения анкету или нет.

При приеме соискателя на работу анкета становится документом его личного дела.

Автобиография.

Автобиография — это последовательное изложение самим говорящим или пишущим основных этапов его жизни.

Необходимость написания такого документа возникает при поступлении в учебное заведение, при трудоустройстве и т.д. Кадровые службы различных учреждений, в ведении которых находится документация по персоналу, предъявляют различные требования к содержательной части автобиографии, связанные, в первую очередь, со степенью подробности изложения сведений об авторе и его ближайшем окружении.

Основные требования:

Автобиография составляется в произвольной форме от первого лица и начинается словами: Я, фамилия, имя, отчество, родился …. Обязательно указывается полностью дата и место рождения.

• Указывается, какое получил образование, какие учебные заведения где и когда окончил.
• Указывается место работы в настоящее время, занимаемая должность.
• Указывается семейное положение, адрес места жительства в настоящее время.
• Если автор менял фамилию (по причине замужества и пр.), то указывается предыдущая фамилия и дата ее изменения.
• Для изложения событий завершенных используются глаголы прошедшего времени: учился(ась), работал(а), поступил(а), окончил(а) и т.д.
• Наименования организаций, учреждений, названия населенных пунктов, на которые ссылается автор, приводятся полностью в виде, существовавшем на момент события. Если автор считает нужным дать пояснения, то новое, действующее на момент написания документа название приводится в скобках.
• Автобиография подписывается автором и датируется. Дата ставится слева, подпись справа под текстом автобиографии.
• Иногда кадровые органы требуют указать сведения о жене (муже) и других ближайших родственниках (родители, братья и сестры): фамилию, имя, отчество, год и место рождения, адрес места проживания. Эти сведения приводятся в конце автобиографии после основного текста.

Пример документа «Автобиография»:

Автобиография

Я, Иванов Иван Иванович, родился 27 июля 1975 года в городе Прокопьевске, Кемеровской области.

1983 – 1993 г. учился в средней школе № 36 г.Прокопьевска, окончил 11 классов.

1993 – 1995 г. проходил службу в рядах Вооруженных Сил СССР на территории Ленинградского военного округа.

1996 – 2001 г. учился в Томском государственном университете, по специальности «Финансы и кредит». Имею специальность Финансиста.

2004 – 2007 г. работал в должности Главного бухгалтера ООО «Фаворит»

Проживаю по адресу: г. Прокопьевск, ул.Ленина д-45,кв.5

Не женат. Детей нет.

2 февраля . И.И.Иванов

Трудовой контракт.

Трудовой договор (контракт) — это документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий эти отношения. Сторонами трудового договора являются работник и работодатель (физическое или юридическое лицо).

Согласно трудовому договору работник обязуются выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а работодатель обязуется выплачивать работнику заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон. Трудовой договор может быть заключен на неопределенный срок, на определенный срок не более пяти лет, на время выполнения определенной работы. Срочный контракт заключается в том случае, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок: с учетом характера предстоящей работы; с учетом условий ее выполнения; с учетом интересов работника; в случае ее выполнения; с учетом интересов работника; в случаях, непосредственно предусмотренных законом. При заключении контракта на время выполнения определенной работы необходимо указать, какая именно работа должна быть выполнена.

Контракт оформляют в двух экземплярах, заверяют подписями двух сторон и печатью организации-работодателя. Хранятся по одному экземпляру у каждой из сторон. При наличии приказов по личному составу контракты хранят в течение пяти лет после увольнения работника. Если приказы по личному составу отсутствуют, то контракты хранят после увольнения работника 75 лет минус возраст работника на момент увольнения.

Пример документа «Трудовой договор»:

ТРУДОВОЙ ДОГОВОР

• г. Прокопьевск “ марта 200 8 г.

1. Организация Открытое акционерное общество “Лагуна” в лице
   (наименование организации)
   директора Сидорова Сергей Сергеевича , именуемое в дальнейшем “Организация”,
   (Ф.И.О., должность)

и гражданин Иванов Иван Иванович , именуемый в дальнейшем “Работник”, заключили

(Ф.И.О.)

• настоящий договор о нижеследующем.

1. Работник Иванов Иван Иванович принимается на работу в бухгалтерию .
   (Ф.И.О.) (наименование структурного подразделения)

• на должность Главного бухгалтера .

(полное наименование должности)

по квалификации (специальности) – . (разряд, квалификация, категория)

3. Договор является:

– договором по основной работе

– договором по совместительству

(нужное подчеркнуть)

4. Вид договора:

– на неопределенный срок (бессрочный)

– на определенный срок — .

(указать причину заключения срочного договора)

1. Срок действия договора

   Начало работы 09.03.2008 .

   Окончание работы — .

2. Срок испытания

– без испытания

– с испытанием срок испытания 1 месяц .

(продолжительность испытательного срока)

7. Работник должен выполнять следующие обязанности:

Обеспечивать конфиденциальность сведений, которые стали ему известны в процессе работы. Соблюдать требования должностной инструкции и правил внутреннего трудового распорядка.

(указываются основные характеристики работы и требования к их выполнению)

1. Организация обязана организовать труд работника, создать условия для безопасного эффективного труда, оборудовать рабочее место в соответствии с правилами охраны труда и техники безопасности, своевременно выплачивать обусловленную договором
   заработную плату и предоставлять работнику технические средства и информацию, необходимые для выполнения работ. .

   (указываются конкретные меры по организации производственного процесса, оборудованию рабочего места, подготовке и повышению квалификации работника и созданию других условий труда)

   9. Особенности режима рабочего времени:

   – неполный рабочий день 4 часа в день

   – неполная рабочая неделя

   – ненормированный рабочий день

   10. Работнику устанавливается:

   – должностной оклад (тарифная ставка) 15000 руб. в месяц или __________________

   ________________________________ руб. за час работы

   – надбавка (доплаты и другие выплаты) _________________________________________________

   (указать вид доплат, надбавок)

   11. Работнику устанавливается ежегодный отпуск продолжительностью:

   – основной 28 календарных дней

   – дополнительный 3 календарных дня .

   12. Другие условия договора, связанные со спецификой труда:

   Организация оплачивает работнику проездной и услуги мобильной связи . . .

   Адреса и реквизиты сторон:

   Работник Работодатель

   Ф.И.О. Иванов Иван Иванович Наименование предприятия ОАО “Лагуна”

   Адрес 653000, Прокопьевск, ул. Ленина, д.45, кв. 5 Адрес 653000, Прокопьевск, ул. Мира, д. 1

   Паспорт 00 01 00000 Р/с 1010101010101В

   Выдан РУВД г.Прокопьевска ОАО “Внешторгбанк”

2. 09.2000 К/с 30101810700000000182

БИК 045535186 ИНН 7702019904

Подписи сторон

________________ ________________

(личная подпись) (личная подпись)

И.И. Иванов С.С. Сидоров .

(И.О.Ф.) (И.О.Ф.)

“ марта 200 8 г. “ марта 200 8 г.

Приказ по личному составу.

Приказами по личному составу оформляют назначения, прием на работу, перемещение, предоставление отпусков, меры поощрения, взыскания, командирование, увольнение и т.д.

Приказы по личному составу группируются в самостоятельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с» (личный состав) или «к» (кадры). Заключение трудового договора с работником не исключает издания приказа по личному составу о приеме на работу.

По структуре различают следующие виды приказов по личному составу:

1. Простые – содержат один распорядительный раздел, действие (принять, уволить, перевести и так далее);
2. Сложные – содержат в приказе несколько распорядительных разделов.

Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной части. В констатирующей части излагают причины издания приказа. Эта часть может отсутствовать, если причины очевидны. Распорядительная часть начинается словами «ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и т.д. Каждое слово оформляют на отдельной строке заглавными буквами. На следующей строке с абзацного отступа оформляют пункт приказа. Каждый пункт начинается с указания фамилии, имени и отчества работника (полностью). Далее указывают следующие сведения:

• в приказах о приеме на работу: вид приема, на какую должность принимается работник, в какое структурное подразделение, вид оплаты труда; дату приема;
• в приказах о переводе на другую работу: прежнюю должность, новую должность и структурное подразделение, вид перевода, оплате труда, дату перевода;
• в приказах о предоставлении отпуска: должность, структурное подразделение, вид отпуска, количество дней отпуска, дату начала и окончания;
• в приказах об увольнении: должность, структурное подразделение, вид увольнения, дату, дают ссылку на статью КЗоТ, на основании которой производилось увольнение.

После каждого пункта приказа по личному составу оформляется основание для его составления. Это может быть заявление работника, трудовой контракт, докладная записка руководителя структурного подразделения и т.д.

В сложных приказах рекомендуется придерживаться следующего порядка расположения пунктов: назначение, прием, перевод, увольнение, командирование, предоставление отпусков, изменение фамилий.

Проекты приказов по л/с визируются юрисконсультом, должностным лицом, ответственным за работу с кадрами, руководителями структурных подразделений. Ниже виз проставляется отметка об ознакомлении с приказом самим работником.

Большинство приказов по личному составу имеют унифицированные формы, которые утверждены Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Пример документа «Приказ по личному составу»:

ОАО «Лагуна»

Приказ

1. 03.2008г №3ЛС

г.Кемерово

О принятии

Приказываю:

Принять Иванова Ивана Ивановича на должность Главного бухгалтера.

Основание: заявление И.И.Иванова.

Ген. директор С.С. Сидоров

С приказом ознакомлен И.И. Иванов

Трудовая книжка.

В соответствии со ст. 66 ТК РФ, трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Постановлением Правительства от 16.04.2003 г. N 225 "О трудовых книжках" утверждена определенная форма трудовой книжки, а также правила ведения и хранения трудовых книжек.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе.

Работодатель должен вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника основной. Если же работник работает по совместительству, по его желанию по месту основной работы работника в трудовую книжку могут быть внесены сведения о работе по совместительству на основании документа, подтверждающего такую работу.

Кадровая служба работодателя или руководитель организации не позднее одной недели со дня издания приказа о приеме на работу должны произвести следующие записи в трудовой книжке работника: в разделе "Сведения о работе" в виде заголовка указывается наименование работодателя, затем в соответствующих графах проставляется порядковый номер записи, указывается дата приема на работу, должность в соответствии со штатным расписанием, на которую принят работник, наименование структурного подразделения (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор) и проставляются реквизиты приказа работодателя о принятии на работу.

Пример документа «Трудовая книжка»:

Докладная записка.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладная записка составляется как по личной инициативе автора (должностного лица), так и по указанию (письменному или устному) руководителя.

По содержанию докладные записки подразделяются на инициативные, информационные и отчетные.

Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы.

Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

Пример документа «Докладная записка»:

ОАО «Лагуна»

Директору ОАО «Лагуна»

С.С.Сидорову

1. 04.2008 №12

Докладная записка

Об итогах работы бухгалтерии.

В связи с централизованной системой расчетов с рабочими и служащими.

Прошу повысить в должности 2-х бухгалтеров и перевести на новую работу председателя счетной комиссии.

Главный бухгалтер И.И. Иванов

Объяснительная записка.

Объяснительная записка — документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки)). По своему оформлению объяснительные записки отличаются от докладных тем, что не содержат выводов и предложений.

Разновидностью объяснительных записок являются документы, составляемые работниками организации по указанию прямых и вышестоящих руководителей по отношениям, возникающим в процессе производственной и трудовой деятельности. Такие документы составляют при возникновении нештатных ситуаций, нарушениях трудовой и производственной дисциплины, дисциплинарных нарушениях, проступках и др. Объяснительная записка такого рода пишется от руки, адресуется руководителю, который ее потребовал, должна иметь дату. Текст объяснительной записки должен содержать аргументы, смягчающие проступок служащего или подтверждающие какие-то факты.

Пример документа «Объяснительная записка»:

ОАО «Лагуна»

Директору ОАО «Лагуна»

С.С.Сидорову

1. 02.2008 №8

Объяснительная записка

О нарушении производственной дисциплины

1. 03.08г Я нарушил производственную дисциплину, т.е. опоздал на работу в связи с задержкой транспорта.

И.И. Иванов

Приказ по основной деятельности.

Приказы являются одними из наиболее важных документов фирмы. Приказ – это нормативный документ, издаваемый директором фирмы для решения каких-либо задач (производственных или связанных с персоналом фирмы).

К приказам по основной деятельности относятся приказы по организации работы фирмы, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам.

• Подготовка приказа включает:
• Изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений
• Подготовка проекта приказа
• Согласование проекта со специалистами
• Подписание приказу руководителем

Подготовку приказа осуществляет специалист фирмы по поручению руководства.

Приказ оформляется на общем бланке или на бланке приказа (если он был спроектирован ранее).

Приказ включает такие реквизиты, как:

• Наименование вида документа – ПРИКАЗ
• Дата (датой приказа является дата его подписания)
• Номер (порядковый номер, например № 1, № 2 и т.д., нумерация производится в пределах года)
• Заголовок (отвечает на вопрос «О чем?» , например «О реорганизации фирмы»)
• Текст

Текст приказа состоит из двух частей. В первой, констатирующей, указываются основания издания приказа. Основанием являются нормативные документы государственных органов, решения Совета директоров и общих собраний акционеров либо производственная необходимость. Если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении, констатирующую часть приказа опускают.

Во второй части приказа, распорядительной, начинающейся со слова «Приказываю», пишут:

«кому» (наименование должности, фамилия, инициалы)

«что сделать» (указывают конкретную работу)

«в какие сроки»

Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько. Каждый пункт начинается с красной строки. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа.

Приказ может отменять действие ранее изданных документов, которые в этом случае указываются в тексте.

Визы (приказ согласовывается с главным бухгалтером, юрисконсультом и др. должностными лицами)

Подпись (приказ подписывается директором или его заместителями, которым предоставлено такое право)

Приказ вступает в силу с момента подписания. Секретарь-референт организует ознакомление сотрудников с приказом. При необходимости подписанный приказ копируется и раздается исполнителям для работы. Первый экземпляр приказа подшивается в дело с приказами по основной деятельности.

Пример документа «Приказ по основной деятельности»:

ОАО «Лагуна»

Приказ

1. 03.2008г. № 3

   г.Прокопьевск

   О закупке оборудования

   В связи с поломкой главного оборудования

   Приказываю:

2. Подготовить помещение для размещения нового оборудования до 17.03.2008г.
3. Заказать машины для перевозки оборудования до 17.03.2008г
4. Разместить новое оборудование до 25.03.2008
5. Ответственный за исполнение данного приказа назначить главного бухгалтера И.И. Иванова

Ген. директор С.С. Сидоровв

С приказом ознакомлен: И.И. Иванов

Заключение

В процессе деятельности в любой организации возникает значительный объем разнообразных управленческих документов. Их состав определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов.

Будучи носителями той или иной информации, документы живут своей жизнью: они появляются, функционируют (используются), затем теряют свою значимость и либо отправляются на хранение в архив, либо уничтожаются.

Уничтожению подлежат, как правило, документы, потребность в которых в дальнейшем полностью отпадает. Таких документов сравнительно немного. Основная же масса документов, создаваемых в ходе управленческой деятельности, даже теряя сиюминутную актуальность, продолжает оставаться значимой. Именно потому большая часть управленческих документов сдается на текущее хранение. Это означает, что, с одной стороны, работа с указанными документами проведена в полном соответствии с резолюциями и требованиями руководящих документов, требующих их исполнения, а с другой – что потребность в этих документах пока сохраняется и в определенных обстоятельствах они должны быть вновь представлены для изучения, уточнения или рассмотрения.

Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей предприятия.

Неважно на каком уровне будет вестись делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным обменом электронными документами — в любом случае документирование и работа с документами осуществляется по установленным правилам.

Список использованной литературы

1. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей – 5- изд., перераб. И доп. //Серия «Учебники и учебное пособие» — Ростов н/д: изд-во «Феникс», 2003. – 320 с.
2. Вигера А.М., Дорофеева О.П., Губская Е.К. Секретарское дело. Серия «Учебный курс». Ростов н/Д: Феникс, 2001. – 320 с.
3. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М.. Курс делопроизводства / Учебное пособие. – Москва,1997
4. Кузнецова Т.В Делопроизводство (Организация и технологии документационного управления); Учебник для вузов. Под ред проф. Т.А. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. – 359 с.
5. Павлюк Л. В. Киселева Т. И. Воробьев Н. И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. Санкт Петербург Издательский торговый дом «Герда», 1998
6. Стенюков М. В. Делопроизводство на малом предприятии. Документы по личному составу. Москва «издательство Приор», 1999