Профессиональные компьютерные программы бухгалтера

Введение

В настоящее время бухгалтерия просто немыслима без информационных баз.

На плечи бухгалтерского учета ложится не только учет продукции, продаж, закупок, начисления заработной платы, но также расчет налогов, учет клиентов, отслеживание дебиторской и кредиторской задолженности.

Развитие информационных технологий в нашей стране оказывает непосредственное влияние на экономические аспекты жизнедеятельности общества и в том числе на всю систему бухгалтерского учета.

В настоящее время ведение бухгалтерского учета без компьютерной обработки данных практически немыслимо. Автоматизация бухгалтерского учета с помощью персонального компьютера сегодня не является сложной задачей ни для работника, ни для пользователя бухгалтерских программ. Однако сегодня простота решения компьютеризации бухгалтерского учета достигнута сложным путем: от компьютеризации отдельных участков учетной работы до установления связанных баз данных для составления баланса предприятия.

Сейчас, когда процесс автоматизации учета на предприятии получает активное развитие, и у бухгалтеров возникает много вопросов, касающихся бухгалтерских программ и организации работы с этими программами, необходимо проследить за развитием бухгалтерских информационных систем, обобщить материал освещающий вопрос автоматизации бухгалтерского учета.

Автоматизация бухгалтерского учета требует построения на предприятии автоматизированной системы. Тут важно, как работает предприятие, какова его организация, управленческая структура и что представляют собой основные бизнес-процессы на предприятии. После уяснения этих вопросов осуществляется выбор одной из программ комплексной автоматизации бухгалтерского учета.

В настоящей работе мы рассмотрим теоретические вопросы, связанные с программным обеспечением бухгалтерии организации, а также выполним практическое задание по использованию клиентской базы на примере организации.

Настоящая работа состоит из введения, основной части, заключения и списка литературы.

1. Программные продукты, используемые для анализа финансовой деятельности клиента

Расчеты, связанные с составлением бизнес-плана, обычно ведутся с учетом прогнозирования числовых оценок некоторых исходных данных, привлечения экспертных оценок будущего экономического, финансового и производственного состояния объекта не только по окончании жизненного цикла бизнес-проекта, но и в поквартальном или даже помесячном разрезе.

Наиболее полный учет динамики изменения основных показателей при реализации бизнес-проекта в разработанном бизнес-плане возможен, в случае использования специализированных компьютерных программ экономического и финансового моделирования, приспособленных для решения подобных задач. Это имеет особое значение для учета инфляции и приведения разновременных затрат к начальному периоду времени, а также для анализа степени чувствительности бизнес-проекта к изменениям внешней среды. Научно обоснованный выбор и эффективное использование компьютерных программных продуктов позволяют значительно улучшить качество бизнес-планов.

Кроме того, применение авторитетных лицензированных пакетов прикладных программ укрепляет авторитет инициаторов проекта и повышает финансово-экономическую привлекательность последнего.

В настоящее время существует широкий набор специализированных программных продуктов, предназначенных для разработки и анализа качества бизнес-планов. Достаточно часто в РФ применяются пакеты прикладных программ: COMFAR (Computer model for reporting) и PROPSPIN (Project profile screening and preappraisal information system), созданные при ЮНИДО — Комиссии Организации Объединенных Наций по промышленному развитию; пакет «Альт-Инвест» фирмы Альт (Санкт-Петербург) и пакет «ProjectExpert» фирмы Про-Инвест Консалтинг. Пакеты прикладных программ типа Microsoft Project, Timeline и Primavera предназначены только для разработки календарного плана работ и сетевого проекта, включая длительность и затраты по его стадиям. Они применяются в основном как системы управления проектами.

Пакет прикладных программ COMFAR существует в различных версиях, в значительной мере адаптированных к экономике конкретных стран. Он переведен также и на русский язык.

Пакет «Альт-Инвест» реализован как вычислитель на электронных таблицах и обладает всеми достоинствами и недостатками такого подхода.

Пакет «ProjectExpert» несколько отличается от вышеперечисленных продуктов. Системность при решении многих проблем, учет специфики национальных условий, мощная рекламная кампания позволяют этому программному продукту сделать весомую заявку на лидерство в данной области. Пакет прикладных программ (ППП) рекламируется как средство подготовки бизнес-планов международного образца и в значительной мере отвечает декларируемой цели.

Седьмая версия ППП «ProjectExpert» представляет собой систему стратегического бизнес-планирования и инвестиционного проектирования, в основу которой положена методика оценки инвестиционных проектов ЮНИДО, а также методика финансового анализа, соответствующая международным стандартам бухгалтерского учета. На основе метода имитационного моделирования деятельности предприятия она позволяет, рассчитывая прогнозные значения денежных потоков на всем протяжении периода планирования, а также финансовые показатели деятельности предприятия, детально описывать все особенности проектируемого бизнеса, создавать различные сценарии развития предприятия и анализировать последствия принимаемых решений в условиях достаточно большой неопределенности. С помощью этого ППП можно выбрать эффективную рыночную стратегию развития предприятия, оценить стоимость компании, проанализировать инвестиционные проекты, определить потребность в денежных средствах на перспективу, а также обосновать экономически наиболее целесообразный вариант схемы финансирования, определить оптимальные источники и условия привлечения денежных ресурсов.

ППП «ProjectExpert» в новой версии обогатился и функцией сравнительного анализа любой пары вариантов бизнес-проектов по различным показателям. Благодаря этому можно выполнить актуализацию бизнес-проекта, а получаемые результаты представлять в графической форме. Пакет способен осуществлять динамическую связь с любым внешним приложением (в том числе Word и Excel), работая как сервер, выполняющий его запросы по представлению необходимых данных. Появились новые возможности для анализа степени чувствительности результатов проектирования к изменению параметров окружающей среды. Например, на фоне общего благополучия бизнес-проекта становится возможным обнаружить ситуации, при появлении которых возникает дефицит денежных средств, а также определять его размеры. Возможен и расчет эффективности бизнес-проектов с применением переменной ставки дисконтирования, которая может быть вычислена тремя разными способами: по модели, предусматривающей оценку капитальных активов, кумулятивным методом и с помощью метода средневзвешенной стоимости капитала.

Указанные программные продукты дают возможность осуществить достаточно подробный анализ изменения финансового состояния объекта внедрения в целях отслеживания результатов реализации основных стадий как всего бизнес-проекта, так и основных его элементов.

В основу пакетов COMFAR и «Альт-Инвест» положена методика ЮНИДО по подготовке и реализации процедур проведения техникоэкономических исследований.

Структура данных пакета прикладных программ COMFAR представлена следующими основными блоками:

общие капитальные вложения — строительство;

общий капиталовложения — производство;

потребность в оборотном капитале (оборотных средствах); ?

источники финансирования;

• таблицы движения денежных средств;
• отчеты относительно объемов чистой прибыли, получаемой в определенные периоды реализации бизнес-проекта;
• проектно балансовые ведомости.

Расчеты можно проводить в любой валюте, выбрав реальное соотношение ее с рублем. Пакет позволяет проследить отдельно иностранные и отечественные инвестиции, дает возможность получения результатов расчета диверсифицированного производства. Предусмотрена возможность практического использования как линейного метода амортизации, так и ускоренных методов. При расчете производственных затрат пользователь сам устанавливает по каждому рассматриваемому году соответствующий темп инфляции. Таким образом, отслеживаются все изменения ежегодных потоков наличности с учетом уплаты налогов, выплаты дивидендов и процентов по займам. Аналогичную структуру имеет ППП «Альт-Инвест». Оба пакета дают возможность проводить расчет финансовых потоков и имеют схожий перечень вычисляемых финансовых показателей, например чистого дисконтированного дохода, дохода на акционерный капитал, внутренней нормы доходности.

Пакет COMFAR реализуется в виде трех программных блокаов:

1. ввода данных;
2. необходимых расчетов;
3. выдача результатов расчетов.

Кроме указанных блоков в пакете представлены два дополнительных блока:

1. графического отображения информации;
2. экономического анализа «затраты — выгода».

Графический блок дает возможность при помощи средств деловой графики строить диаграммы, которые позволяют принимать организационные и финансовые решения с учетом анализа чувствительности таких важных переменных величин, как цена продукции (услуги), объем производства и реализации, величина затрат (издержек). Экономический анализ проводят также, чтобы найти реальный результат реализации проекта в условиях конкретной национальной (региональной) экономики и принять наиболее эффективное решение на весь период реализации бизнес-проекта.

К достоинствам пакета COMFAR в части контрольной функции (т. е. минимизации возможности ошибок в методике и счете, а также и сознательной подтасовки результатов) относится закрытость. В работу ППП нельзя вмешаться, что дает гарантию соответствия полученных результатов использованным исходным данным с точки зрения добросовестности их обработки. Однако в ранних версиях пакета не было автоматизированного контроля соответствия между входной и выходной информацией. COMFAR является лицензированным пакетом, что значительно повышает авторитет выполненных при его помощи расчетов.

Основной недостаток пакета COMFAR — невозможность существующими в системе средствами адекватно описать условия реализации бизнес-проекта для страны с экономикой переходного периода.

В данной системе нет гибкого механизма задания инфляционного влияния на издержки и соотношения валют, не предусмотрены такие присущие российской экономике реалии как задержки платежей.

Необходимо отметить также:

• неполное соответствие налогового блока российскому законодательству и необходимость применения специальных приемов для обхода имеющихся ограничений. COMFAR позволяет прямо учитывать лишь те налоги, которые вычисляются по отношению к прибыли;
• возможность расчета системы только на фиксированный (годичный) период планирования (в период строительства, возможно, полгода);
• жесткую определенность перечня исходных данных;
• отсутствие достаточно развитых средств, необходимых для описания сетевого графика проекта, что приводит к потребности дополнительно использовать программы Microsoft Project, Nime Line и др.;

сравнительно невысокий уровень сервиса для пользователя.

Пакет «Альт-Инвест» реализован с использованием электронных таблиц Microsoft Works или EXCEL. Этот пакет может работать в среде других распространенных табличных процессоров (SuperCalc 4, Lotus 1 — 2 — 3, QuattroPro), что накладывает отпечаток на всю дальнейшую работу с ним. Достоинством пакета является то, что вся информация представлена на всем экране. Изменив значение показателей, пользователь практически мгновенно получает соответствующие результаты расчетов.

ППП «Альт-Инвест» реализован в русском и английском вариантах, предусматривает возможность расчетов в двух валютах. В ППП «Альт-Инвест» пользователь имеет непосредственный доступ к формулам, по которым происходят расчеты. К недостаткам ППП «Альт- Инвест» можно отнести следующие:

• неудобство общения с таблицами в поисках нужных показателей — пользователь должен каждый раз рассматривать всю электронную таблицу или помнить ее координаты;
• сложность изменения формул, что требует от пользователя не только глубокого понимания их экономического смысла, но и умения правильно программировать формулы на языке данной электронной таблицы;
• пользователю приходится прикладывать значительные усилия для корректировки таблиц;
• свободный доступ к формулам затрудняет возможность проверки достоверности выполненных расчетов;

в пакете нет развитых средств, необходимых для построения сетевого графика, а процессы выдачи результатов на печать или построения графиков требуют от пользователя специального обучения.

Однако при помощи пакета «Альт-Инвест» можно делать расчеты в постоянных и текущих ценах. Расчет в постоянных ценах осуществляется с использованием реальной на каждый заданный момент ставки банковского процента. Пакет позволяет оценить реакцию основных параметров проекта на различные сценарии инфляционных процессов, что особенно важно для современной экономической ситуации в России.

Налоговый блок пакета «Альт-Инвест» в большей степени, чем COMFAR, адаптирован к российскому законодательству. В нем предусмотрена возможность для настройки блоков входных данных на условия, соответствующие реальной ситуации (уровни налогов, темпы инфляции и т. д.). Такой подход предоставляет пользователю широкий выбор различных форм финансирования бизнес-проекта за счет кредитования, эмиссии обыкновенных и привилегированных акций, поиска надежных гарантов и возможных операций с объектами незаконченного строительства и других форм финансирования и их сочетаний.

Универсальные таблицы расчета выплат по кредитам могут быть использованы для составления наиболее рациональных графиков погашения кредитов с учетом текущего финансового состояния реализации бизнес-проекта. Пакет позволяет менять применительно к данному проекту период планирования (по умолчанию применяется 90 дней) и число периодов планирования. Достаточно удобно реализована выдача выходных форм, позволяющая в рамках работы с системой создавать текстовый поясняющий материал с включением в него табличной и графической информации.

Пакет PROPSPIN представляет собой информационную систему предварительной оценки проектов. Он разработан представительством ЮНИДО в Вене в целях подготовки, исследования и анализа промышленных инвестиционных проектов. Как и COMFAR, PROPSPIN является лицензированным международно признанным программным продуктом.

Пропспин предназначен для:

• формулирования позиций инвестиционного проекта;
• исследования последствий изменений выбранных параметров;

подготовки возможных сценариев, основанных на различных предположениях относительно перспектив проекта.

Отличительная черта PROPS PIN — его интегрированность. Пользователь одновременно видит на экране и входные данные, и финансовый результат. Получаемый отчет представляет собой вариант финансового плана проекта с учетом выданных ограничений. Вместе с тем пакет не может быть использован в качестве средства проведения полного финансового анализа, а служит для быстрого выявления пригодных для дальнейшего рассмотрения вариантов. Таблицы, генерируемые системой, показывают основные физические и финансовые результаты расчетов, внутреннюю оценку прибыльности проектов с точки зрения таких показателей, как норма доходности, дисконтированный срок окупаемости, точка безубыточности. Если посредством анализа обнаруживаются слабые стороны финансовой структуры бизнес-проекта, пользователь имеет возможность менять значения входных данных до тех пор, пока не найдется такой набор параметров, который сделает проект экономически целесообразным, эффективным.

PROPSPIN состоит из двух частей: блока ввода данных и генератора отчетов. В первой части пакета задаются начальные инвестиции, данные об исходных материалах, стоимость рабочей силы, комплектующих и др. Некоторые параметры могут приниматься по умолчанию.

Генератор отчетов создает таблицы, содержащие:

• данные о первоначальном объеме инвестиций и результаты анализа амортизации;
• данные анализа предположительной финансовой структуры и обслуживания долга;
• сведения об объеме продаж и использовании производственных мощностей, потребностях в ресурсах и электроэнергии, затратах на заработную плату и стоимости основных фондов;
• данные о динамике доходов;
• баланс и таблицу движения денежных средств;
• результаты анализа добавленной стоимости и экспортных эффектов;
• сводные данные.

Идентификация проекта. Здесь пользователь вводит наиболее общие данные о проекте, такие как название проекта, местоположение, имена разработчиков и спонсоров проекта, обменные курсы валют, информацию о налогах, инфляции и ставке дисконтирования.

Инвестиции. Сюда вводятся данные: о стоимости земли, машин и оборудования, транспорта и амортизационных ставках. Пропспин

дает пользователю возможность распределить инвестиционные вливания по первым пяти годам, указывая процент, приходящийся на каждый год. По умолчанию система будет считать, что инвестирование приходится на первый год.

Финансовая структура. Эта таблица содержит сведения обо всех необходимых финансовых выплатах, их сроках и условиях. PROPSPIN позволяет вводить данные об одном займе по каждому виду (долгосрочный, среднесрочный и краткосрочный, внешний и внутренний).

Текущие данные. Это производство и реализация продукции; потребляемые ресурсы; трудовые ресурсы; прочие расходы.

Пропспин представляет собой стандартный пакет, позволяющий провести предварительный финансовый анализ инвестиционного проекта. При составлении бизнес-плана система может быть использована только как вспомогательное средство.

В силу реализации в среде электронных таблиц пакет обладает всеми достоинствами и недостатками этого метода.

Пакет «ProjectExpert» — автоматизированная система планирования и анализа эффективности проектов на базе имитационной модели денежных потоков.

Разработчик пакета — фирма Про-Инвест Консалтинг — длительное время является участником рынка программных проектов в области экономики и финансов. Она начала свою деятельность в 1989 г. как инвестиционный центр при АН СССР и сегодня имеет более 1500 пользователей «ProjectExpert» в России и за рубежом.

Успех российского программного продукта объясняется тем, что он полностью, в первую очередь методически, отвечает международным стандартам.

Используемые в системе методы соответствуют Методическим рекомендациям по оценке эффективности инвестиционных проектов и отбору их для финансирования, утвержденным Госстроем России, Минэкономики России, Минфином России и Госкомпромом России 31 марта 1994 г., а расчет показателей эффективности инвестиций и финансовых результатов осуществляется также в соответствии с требованиями методики ЮНИДО.

Функционально структурная схема «ProjectExpert» включает следующие основные модули:

Пользовательский интерфейс: моделирование денежных потоков посредством описания бизнес-операций.

Модуль описания макроэкономического окружения:

• выбор валют для расчетов на внутреннем и внешнем рынках, прогноз обменного курса;
• моделирование налогового режима;

моделирование сценариев инфляции по различным статьям поступлений и выплат согласно бизнес-проекту.

Модуль описания компании, реализующей проект:

• моделирование текущего состояния компании, формирование активов и пассивов;
• формирование перечня продукции или услуг;

описание организационно-структурной схемы данной компании.

Модуль формирования инвестиционного плана реализации проекта:

• сетевой график проекта, календарный план работ;
• взаимосвязи между стадиями проекта;
• перечень и объемы требуемых ресурсов;
• затраты и условия оплаты ресурсов;
• формирование вновь создаваемых активов.

Модуль моделирования операционного плана фирмы:

• формирование плана сбыта, описание условий реализации продукции и услуг, моделирование процесса продаж;
• формирование плана производства, планирование объема производства, условий формирования запасов продукции;
• моделирование прямых производственных издержек, включая условия приобретения и хранения материалов, сырья, комплектующих изделий, а также условий выплат сдельной заработной платы;
• моделирование плана по персоналу, условий оплаты труда и использования трудовых ресурсов;
• формирование статей затрат и условий оплаты постоянных издержек (накладных расходов);
• моделирование процесса финансирования проекта, включая источники денежных средств и условия привлечения капитала;

моделирование процесса использования свободных денежных средств компании.

Блок генерации финансовых документов:

• генерация денежных потоков (Cash-Flow) как результат осуществления бизнес-операций;
• формирование баланса и отчета о прибылях и убытках;

расчет дисконтированных критериев Cash-Flow и финансовых коэффициентов.

Блок генерации финансовых документов обеспечивает автоматическое формирование следующих стандартных финансовых форм:

• прогноз движения денежных средств;
• отчёт о прибылях и убытках;
• бухгалтерская ведомость.

Все перечисленные документы являются источником исходных данных для расчета основных показателей эффективности проекта:

показатели эффективности инвестиций, дисконтированные критерииCash-Flow(РВ — период окупаемости, PI — индекс прибыльности, NPV— чистая приведенная стоимость (величина дохода), IRR — внутренняя норма доходности или рентабельности);

Блок анализа:

• анализ чувствительности;
• варианты анализа;

анализ эффективности для отдельных участников проекта.

Блок анализа содержит модуль анализа чувствительности проекта.

который позволяет оценить влияние изменений ряда основных факторов на финансовый результат проекта.

Анализ чувствительности предполагается проводить по отношению к следующим варьируемым параметрам:

НПВ = Ф (Продажи) — зависимость НПВ от объема продаж.

NPV= F (Price) — зависимость NPV от уровня рыночных цен продукции или услуг.

NPV = F (DirectCosts) — зависимость NPV от уровня затрат на прямые производственные издержки.

NPV = F (FixedCosts) — зависимость NPV от уровня постоянных издержек (накладных расходов).

НПВ = Ф (Инвестиция) — зависимость НПВ от объема инвестиций.

NPV= F (DiscountRate) — зависимость NPV от ставки дисконтирования.

Модуль анализа вариантов предоставляет эксперту возможность сопоставить между собой различные варианты одного и того же проекта, построенные по различным сценариям, например проекты, реализуемые в различных макроэкономических условиях (налоги, инфляция), с различным уровнем спроса и т. п.

Блок анализа также содержит модуль, позволяющий произвести оценку эффективности вложения средств каждым отдельным участником проекта.

Генератор отчета:

• бизнес-план;
• отчёт о рассогласовании планового и фактического состояния проекта;
• построение графиков и диаграмм;
• печать отчетных документов.

Модуль редактирования и генерации бизнес-плана позволяет построить безупречно оформленный документ, включив в него необходимые текстовые блоки, таблицы и графики.

Модуль формирования отчета о рассогласовании планового и фактического состояния проекта позволяет управляющему этим проектом регулярно формировать отчет и проводить сравнительный анализ. Результаты анализа являются основой для принятия решений в процессе управления проектом.

Модуль построения графиков и диаграмм позволяет в интерактивном режиме представить данные и результаты проекта в графическом виде. Причем в процессе построения различных графиков предусмотрено проводить необходимые расчеты.

Модуль печати позволяет вывести данные на принтер и передать текстовому редактору MS WINWORD отчетные документы, содержащие исходные данные проекта, так и результаты моделирования и анализа. При этом отчет может быть сформирован на русском и нескольких европейских языках.

Как и в других системах расчета, в данном пакете предусмотрено объединение входных данных по смысловым блокам. Достаточно полно представлен так называемый налоговый блок.

В системе «ProjectExpert» реализована новая концепция объединяющая два типа систем системы управления проектами и корпоративные системы.

Объединяющим модулем является модуль «Инвестиционный план», в котором составляется сетевой график проекта с описанием этапов работы, которые затем объединяются в активы согласно требованиям бухгалтерского учета.

Нумерация этапов и задание четких временных рамок дает возможность автоматически отслеживать информацию и контролировать последовательность выполнения этапов, а также использовать результаты, полученные на предыдущих этапах вычислений при расчетах последующих этапов. Блок данных о сбыте продукции позволяет построить индивидуальную стратегию сбыта по каждому продукту. Здесь в отличие от других ППП представлены не только объем продаж, запасы продукции на складе и ее цены, но и исходные данные о доле экспортных продаж, тенденциях изменения цен на продукцию, возможностях продаж в кредит и на условиях осуществления авансовых платежей. Кроме того, в ППП достаточно подробно учитываются затраты на продвижение продукта на рынок (комиссионное вознаграждение, доля безвозвратных потерь при сбыте, премиальные для административного персонала).

Блок оценки производственных затрат (издержек) позволяет задать наименования материалов и комплектующих, указать их доли в стоимости продукции, цену и тенденции ее изменения за год, определить стратегию формирования запасов материалов и комплектующих.

Блок данных о капитале предоставляет возможность задания внешних и внутренних источников финансирования.

ППП «ProjectExpert» имеет средства, позволяющие провести детальный анализ проекта с учетом влияния на него: общеэкономических факторов, характеризующих социально-экономическую среду; тенденций инфляции; соотношения курсов валют; динамики масштабов и структуры затрат на производство, включая сырье, материалы и комплектующие изделия, заработную плату управляющего и производственного персонала, стоимость основных производственных фондов, особенности порядка и времени прохождения платежей за реализованную продукцию, общий инвестиционный климат, условия привлечения капитала, возможные изменения в системе налогов. Учитываются также факторы, определяющие рыночную и производственную стратегию инвестиционного проекта и влияющие на эффективность использования капитала. К ним относятся: экспортные возможности; условия оплаты поставок сырья, материалов и комплектующих, используемых в производстве; требуемые объемы запасов готовой продукции на складе в зависимости от колебания рыночного спроса; запасы сырья, материалов и комплектующих изделий в зависимости от постоянства и надежности поставок. Пакет обеспечивает представление результатов финансового анализа в виде таблиц, диаграмм и графиков, которые могут быть выведены на печать. Пользователь может произвести интегральную оценку проекта по многим критериям. Оценивая программную реализацию, отметим, что пакет выполнен с использованием современного многооконного интерфейса. Расширенная система подсказок, удобное представление информации на экране, возможность общения с информацией и удобство вывода на печать позволяют утверждать, что пакет удовлетворяет требованиям, предъявляемым к программным продуктам такого класса. Вместе с тем имеется возможность существенного улучшения сервисного обслуживания потребителя.

Применительно к этапу планирования использования инвестиций система позволяет: разрабатывать технико-экономическое обоснование проектов в соответствии с международными требованиями; учитывать специфические условия России и регионов (влияние таких макроэкономических факторов, как уровень инфляции по различным статьям поступлений и затрат в проекте; особенности структуры федеральных и региональных налогов и т. д.); достаточно адекватно моделировать стратегию реализации различных проектов независимо от их отраслевой принадлежности.

Большие возможности система планирования и управления инвестиционными проектами имеет в части организации контроля за процессом реализации проектов. Система предусматривает: актуализацию (обновление) фактических данных о процессе реализации бизнес-проектов; контроль рассогласований по результатам сравнения исходного плана и фактических данных с заданной периодичностью анализа ситуации.

На основании отчета, сформированного в результате выполнения процедур контроля, осуществляется управление проектами, важнейшим принципом которого является своевременное принятие оперативного решения о корректировке бизнес-плана проекта или прекращении его реализации в случае возникновения непреодолимых проблем.

Система планирования и управления бизнес-проектами предусматривает реализацию процедур оптимизации, касающихся процесса распределения ограниченных средств бюджета, на базе заранее установленных приоритетов и ранжирование проектов в целях определения наиболее эффективного из них.

Система «ProjectExpert» может использоваться и на стадии разработки бизнес-проекта, и на стадии его реализации. Поэтому ППП «ProjectExpert» является достаточно перспективным для практического использования при разработке бизнес-планов в рамках системы внутрифирменного планирования производства.

Вместе с тем все рассмотренные выше ППП, которые могут использоваться для решения задач системы внутрифирменного планирования производства, страдают одним общим недостатком. Они все позволяют в лучшем случае решать различные задачи при наличии в ЭММ только одного критерия оптимальности. Такой подход к решению задач не отличается достаточно высокой эффективностью. Экономически целесообразным является использование многоцелевого (многокритериального) подхода к решению экстремальных задач СВП. Как будет доказано в четвертой главе, экстремальные задачи системы СВП являются по своему существу многоцелевыми. Поэтому для их решения нами будут предложены соответствующие ЭММ и многокритериальные математические методы для их решения.

2. Составление клиентской базы ООО «Альбатрос»

На рисунке 1 представим вид клиентской базы организации

Рис. 1. Клиентская база

На рисунке 2 представим модуль сводных отчетов по исполнителям по работе с клиентами.

Рис. 2. Модуль сводных отчетов

На рисунке 3 представим выписки по клиентам

Рис. 3. Закладка «Клиенты»

На рисунке 4 мы видим, как можно составить отчёт сводной информации по клиенту

Рис. 4. Сводная информация по клиенту

На рисунке 5 представим макет исполнения задач по продажам в виде воронки

Рис. 5. Воронка продаж

Заключение

О необходимости перехода от бумажного делопроизводства к системам электронного документооборота говорят уже давно, но какие действительные преимущества дает внедрение электронного документооборота.

Преимущество СЭД №1: повышение производительности компании

На поиск нужных документов и информации при наличии системы электронного документооборота тратится значительно меньше времени, по сравнению с традиционным бумажным делопроизводством. Доступ к электронному документообороту можно получить с любого ПК вашей компании, где установлена система ЭДО.

Преимущество СЭД №2: мгновенный доступ к актуальной информации

К основному преимуществу электронного документооборота можно отнести способность быстро и легко находить последние версии документов. Таким образом, решается проблема актуальности документооборота, то есть даже если один и тот же документ существует в нескольких вариантах, пользователь сможет найти последнюю версию файла и работать уже с ним.

Преимущество СЭД №3: уменьшение ошибок типа «человеческий фактор»

Правильная организация электронного документооборота позволяет исключить ошибки, которые влечет за собой человеческий фактор. При бумажном документообороте на поиск пропавших документов уходят часы, в то время как СЭД справляется с подобной задачей всего за несколько секунд.

Преимущество СЭД №4: уменьшение материальных издержек

Электронные системы управления документооборотом значительно сокращают расходы организации. Во-первых, увеличивается производительность сотрудников компании за счет автоматизации работы, во-вторых, снижаются издержки на расходные материалы, которые используются при бумажном документообороте.

Преимущество СЭД №5: улучшение взаимодействия

Одним из ключевых преимуществ электронного документооборота является улучшение взаимодействия между департаментами и отделами внутри организации. Внедрение системы электронного документооборота облегчает коммуникацию, обмен информацией, а также помогает разрушить барьеры между различными подразделениями.

Преимущество СЭД №6: коллективная работа с документами

Автоматизация документооборота позволяет одновременно нескольким пользователям работать с одним и тем же файлом, а также осуществлять поиск по единой базе данных документов.

Преимущество СЭД №7: сокращение потребности в дополнительном персонале

Увеличение объемов производства при электронном документообороте не требует значительного расширения персонала, достаточно с помощью системы эффективного управления bb workspace автоматизировать работу уже существующего коллектива.

Преимущество СЭД №8: снижение расходов на хранение документов

Законодательством РФ предусмотрен срок хранения документов в течение 5 лет, введение электронного документооборота позволит снизить издержки на хранение документации.

Преимущество СЭД №10: защита документов от повреждений

Использование СЭД снижает риски вследствие пожара или других форс-мажорных обстоятельств. К сожалению, полностью перейти на электронный документооборот и избавиться от бумажного делопроизводства возможно, поскольку по законодательству РФ значимой формой документа по-прежнему считается бумажная, однако процент таких документов в общем объеме относительно невелик.

Преимущество СЭД №11: нематериальные выгоды организации

Нематериальные выгоды не так заметны на первый взгляд и влияют на эффективность компании лишь косвенно. Например, к таким преимуществам можно отнести улучшение восприятия документа или увеличение дисциплинированности работников и клиентов.

Преимущество СЭД №12: повышение корпоративного сознания

Одним из неожиданных результатов от внедрения системы электронного документооборота можно назвать повышение корпоративного сознания. Каждый сотрудник начинает чувствовать себя частью единой команды, четко понимая общие цели и задачи.

Библиографический список

1. Гвоздева. — М.: ИД ФОРУМ: НИЦ ИНФРА-М, 2015. — 544 с (ЭБС)
2. Федотова. — М.: ИД ФОРУМ: НИЦ Инфра-М, 2015. — 368 с. (ЭБС)
3. Федотова. — М.: ИД Форум: НИЦ Инфра-М, 2013. — 352 с (ЭБС)
4. Вдовин, В. М. Информационные технологии в финансово-банковской сфере [Электронный ресурс]: Учебное пособие / В. М. Вдовин, Л. Е. Суркова. — М.: Дашков и К, 2012. — 304 с. (ЭБС)
5. Федотова, Е. М. Портнов. — М.: ИД ФОРУМ: НИЦ ИНФРА-М, 2013. — 336 с (ЭБС)
6. Лукасевич, И. Я. Информационные ресурсы и технологии в финансовом менеджменте [Электронный ресурс] : учебник для студентов вузов, обучающихся по направлениям «Магистр экономики» и «Магистр менеджмента», а также студентов вузов специальности «Финансы и кредит», специализации «Финансовый менеджмент» / И. Я. Лукасевич; под ред. И. Я. Лукасевича, Г. А. Титоренко. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2012. — 271 с.
7. Профессиональные компьютерные программы: моделирование хозяйственной деятельности вProjectExpert[Электронный ресурс]: Финансовый Университет при правительстве Российской Федерации. – режим доступа: kit.ru/common/ITBank/CASE_Project_Expert.pdf
8. Аналитические программные продукты [Электронный ресурс]: Консалтинговая компания «Эксперт Системс» — режим доступа: