Введение
Независимо от организационно-правовой формы предпринимательской деятельности субъектами периодически осуществляются расчеты наличными денежными средствами. Данный вид расчетов практикуется в следующих случаях:
- приобретении в малом количестве материально-производственных запасов;
- недорогих объектов основных средств;
- объектов нематериальных активов;
- выплата заработной платы;
- командировочные расходы.
Во всех случаях расчеты наличными и денежными средствами должны производиться через материально ответственных лиц. Особенности этой группы расчетов обусловлены необходимостью соблюдения довольно жестких правил наличного денежного обращения, а также своевременного и правильного документального оформления выдачи денежных средств под отчет и их последующего списания.
Так как особое внимание при проверке контролирующие органы уделяют расчетам с подотчетными лицами, теоретическое изучение данного вопроса, а также практическое оформление документов и отражение их в бухгалтерском учете является актуальным.
В бухгалтерии основными задачами при работе с подотчетными лицами являются:
- своевременное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат;
- документационная обоснованность использования подотчетных сумм;
- обоснованность включения в состав затрат;
- контроль за рациональным использованием денежных средств.
Исходя из перечисленных задач, можно отметить, что бухгалтерский учет с подотчетными лицами имеет ряд особенностей.
Основная цель работы является рассмотрение порядка учета и контроля расчетов с подотчетными лицами.
Исходя из поставленной цели необходимо решить ряд задач:
- изучить действующие на сегодня нормативные акты в сфере учета подотчетных лиц;
- рассмотреть порядок расчетов с подотчетными лицами;
- на практических примерах в «1С:Бухгалтерия» проанализировать работу с подотчетными лицами;
- изучить отчетность подотчетных лиц;
- осветить проблемы бухгалтерского учета.
объектом исследования явлется состояние учета расчетов с подотчетными лицами в ао «газкомплект».
Практическая значимость настоящей работы состоит в том, чтобы показать учет в «1С:Бухгалтерия» расчетов с подотчетными лицами.
Методологической основой написания курсовой работы являются нормативные документы для поведению бухгалтерского учета, отчетности и учебная литература.
Глава 1. Основные понятия и нормативы по учету расчетов с подотчетными лицами
Для того, чтобы раскрыть сущность и содержание работы с подотчетными лицами, необходимо разобрать основные понятия и нормативно-правовые документы.
1.1.Понятие подотчетных лиц
В процессе финансово-хозяйственной деятельности руководитель имеет право выдавать некоторые суммы подотчет.
Подотчетными суммами называются денежные средства, выдаваемые из кассы предприятия на расходы для осуществления оперативной деятельности предприятия.
Под подотчетными лицами понимают работников, включая совместителей, которым выданы из кассы наличные деньги при условии предоставления отчета об их использовании.
В подотчёт выдаются деньги для:
- командировочных расходов;
- оплаты хозяйственных расходов;
- покупка материалов в розницу;
- другие хозяйственные нужды – канцелярские товары, топливо, запчасти;
- оплата почты;
- ремонт оргтехники;
- представительские расходы.
Право получать денежные средства имеет лишь тот, чья фамилия есть в перечне подотчетных лиц. Перечень утверждается руководителем предприятия. В приказе указывается фамилия, сумму которую сотрудник может получить за один раз, на какой срок, а также срок сдачи документов в бухгалтерию. Если же сотрудник еще не отчитался за прошлый аванс, он не имеет права взять новый.
Предприятие при выдаче денежных средств обязано:
- определить сумму и срок, на который она выдается;
- выдать денежные средства;
- получить отчет о расходах не позднее 3 рабочих дней, по истечению срока, на который она выдавалась;
- запретить передачу подотчетных денежных средств от одного сотрудника к другому;
- определить список сотрудников, которые могут заменять кассиров и получать денежные средства.
Каждого сотрудника под роспись необходимо ознакомить с правилами, которые он должен соблюдать, получая наличные.
О фактических расходах подотчетное лицо составляет авансовый отчет с приложением к нему оправдательных документов. Передача аванса другим лицам запрещена
Окончательный расчет производится по фактически подтвержденным документально оформленным расходам с учетом установленных норм, по курсу Национального банка на дату авансового отчета. Курсовые разницы, возникающие от текущего изменения курса рубля по отношению к иностранной валюте, отражаются на счетах.
Ответственность за правильность расчетов с подотчетными лицами несет главный бухгалтер, который осуществляет контроль за обоснованностью и целесообразностью расходов.
Для учета подотчетных сумм открывают активно-пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», по дебету которого записываются суммы, выданные под отчет на административно-хозяйственные, операционные расходы, а также на служебные командировки, а по кредиту отражается списание израсходованных подотчетных сумм.
Аналитический учет подотчетных сумм ведется по каждому лицу и по каждой выдаче в отдельном журнале или ведомости.
1.2 Нормативное регулирование расчетов с подотчетными лицами
В кассе предприятия можно иметь наличные деньги только в пределах лимитов, которые установлены обслуживающим банком. А расходовать эти средства можно только на цели, установленные в «Порядке ведения кассовых операций в РФ», утвержденном решением совета директоров Центрального Банка РФ.
Согласно пункту 11 этого документа, предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геолого-разведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций. Размер подотчетных сумм, а также сроки, на которые они выдаются, определяет в своем приказе руководитель организации.
Если на предприятии временно отсутствует касса, то кассирам разрешено выдавать чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка. Однако делать это можно только по согласованию с банком. Предприятие может выдать подотчетному лицу любую сумму, но каждый отдельный платеж, совершенный работником со сторонней организацией от имени предприятия (по доверенности), не должен превышать установленного предельного размера расчетов. Такое же требование действует, когда подотчетное лицо осуществляет сделки без доверенности, но в интересах своего предприятия, принимая его отчет об израсходованных суммах (ст.982 ГК РФ).
Предельный размер расчета наличными деньгами по одному платежу установлен Указанием ЦБР от 14 ноября 2001 г. № 1050-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке». Согласно этому указанию предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке в сумме 60 тысяч рублей.
При покупке проездных билетов и найме жилого помещения ситуация иная.
Во-первых, в соответствии с пунктом 2 «Правил предоставления гостиничных услуг в РФ», утвержденных постановлением Правительства РФ от 25 апреля 1997 г. № 490, потребителем гостиничных услуг является гражданин, который заказывает и использует их исключительно для личных, семейных, домашних и иных нужд, не связанных с осуществлением предпринимательской деятельности.
Во-вторых, статья 786 Гражданского кодекса РФ, определяющая договор перевозки пассажира, устанавливает стороной в договоре перевозки физическое лицо — пассажира.
Таким образом, в этих случаях расчеты производятся не от имени предприятия, а от имени командированного работника. Поэтому установленный предельный размер расчетов наличными деньгами не применяется.
Среди нормативных актов, регламентирующих вопросы учета расчетов с подотчетными лицами, которыми должны руководствоваться юридические лица и индивидуальные предприниматели в своей хозяйственной деятельности можно выделить: (см. табл. 1)
Таблица 1
Нормативные акты о валютном регулировании и валютном контроле
| Нормативный акт |
Краткое содержание |
| «Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (с изменениями и дополнениями)» |
Дает определения основных терминов, применяемых в бухгалтерском учете, определяет основные принципы ведения и отражения учётного процесса и составления бухгалтерской отчётности в Российской Федерации. При расчетах с подотчетными лицами Закон отмечает основное регулирование дебиторской задолженностив бухгалтерском учете и финансовой отчетности; |
| «Налоговый Кодекс РФ (часть 2; главы 21, 23, 25)» |
Характеризует налоговую систему РФ, виды налогов, их ставки, базу налогообложения, льготы, а также порядок взимания налогов. Расчёты с подотчётными лицами непосредственно взаимосвязаны с налоговой системой РФ. Данные расчёты взаимодействуют с налогом на добавленную стоимость, налогом на прибыль и налогом с доходов физических лиц. Таким образом, в Налогом кодексе тонкости налогового процесса, связанные с расчётами с подотчётными лицами отражаются в главах 21,23 и 25. |
| «Трудовой Кодекс РФ» |
Дает определение терминов, определяет сущность трудовых отношений, взаимоотношений с подотчётными лицами. В законодательном акте отражаются права и обязанности подотчётных лиц; а также работников, которые не могут получать денежные средства под отчёт по закону (то есть, не входящие в список подотчётных лиц) или же по собственному желанию (беременные женщины, инвалиды и т. п.) |
| «Порядок о ведении кассовых операций (Утверждено Решением Совета Директоров Центрального Банка России от 11 марта 2014 г. №3210-У)» |
Отражает правила работы с наличностью, выдачи денег под отчёт на нужды предприятия и порядок документального оформления в бухгалтерском учете. Данный нормативный акт необходим при учете дебиторской задолженности, при расчетах с подотчётными лицами, которым выдана наличность из кассы. |
Таким образом, проанализировав нормативную базу РФ в части учета дебиторской задолженности подотчётных лиц, главными нормативными документами являются перечисленные документы в таблице 1.
1.3 Порядок расчета командировочных расходов
Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению руководителя организации для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы на срок не более 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Во время командировки (в том числе за время нахождения в пути) за командированным работником сохраняется средний заработок за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.
Предприятия ведут специальные журналы — «Журнал учета работников, прибывших из командировки» и «Журнал учета работников, выбывающих в командировки», в которых работник, отбывающий в командировку, должен своей подписью подтвердить факт получения командировочного удостоверения. Работники, ответственные за ведение этих журналов, назначаются приказом руководителя предприятия.
Фактическое время нахождения в командировке при расчете суточных определяется по отметкам в командировочном удостоверении (форма № Т-10), которое выписывается отделом кадров на основании приказа руководителя. В нем указывается фамилия, имя, отчество работника, срок, место и цель командировки. Также должны проставляться отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункт назначения, выбытии из них и прибытии на место постоянной работы. После возвращения из командировки работник сдает в бухгалтерию организации командировочное удостоверение и составляет авансовый отчет (форма № АО-1), который подтверждается руководителем организации или лицом, на это уполномоченным. К отчету прилагаются все документы, подтверждающие произведенные им расходы.
Командированному работнику возмещаются следующие расходы по командировке, при наличии приложенных оправдательных документов:
- расходы по найму жилья;
- расходы по проезду из места командировки и обратно;
- расходы по проезду транспортом общего пользования к месту командировки;
- суточные за время пребывания в командировке;
- различные страховые и комиссионные сборы;
- сборы за услуги аэропортов, вокзалов;
- расходы на провоз багажа.
Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке. Согласно статьи 168 Трудового Кодекса РФ их размер определяется руководителем организации самостоятельно. Однако для целей налогообложения суточные учитываются в размерах, предусмотренных Налоговым Кодексом РФ. В соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК РФ суточные освобождаются от налогообложения НДФЛ в размере 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ. Для целей налогообложения прибыли размер суточных по-прежнему составляет 100 рублей за один день пребывания в командировке.
Если подотчетное лицо рассчитывается наличными денежными средствами с другой организацией, то необходимо помнить, что в настоящее время предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке установлен в сумме 100 000 рублей.
Если работник не полностью израсходовал выданную подотчетную сумму, то в день сдачи в бухгалтерию авансового отчета он должен вернуть в кассу организации неиспользованную сумму аванса. При этом работнику выдают квитанцию к приходному кассовому ордеру (форма №КО-1). Копию этой квитанции следует приложить к авансовому отчету для подтверждения полного расчета по полученной подотчетной сумме.
Учет операций по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, является несложным, но с другой, именно здесь допускается большое количество ошибок, так как данные расчеты затрагивают несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета.
Глава 2. Практический пример учета расчетов с подотчетными лицами, внутрихозяйственные расчеты
Каждому бухгалтеру приходилось отправлять сотрудника в командировку. Рассмотрим на примере предприятия АО «Газкомплект» учет командировочных расходов. В 1С кадровые командировочные документы не формируются, отражаются лишь финансовые документы.
2.1 Учет командировочных расходов в «1С:Бухгалтерии 2.0»
Сотруднику необходимо выдать денежные средства из кассы перед командировкой. Зайдем в раздел Касса – выберем документ – выдача денежных документов – кнопка добавить – выбираем вид операции: выдача подотчетному лицу.
Рисунок №1 «Выбор вида кассовой операции»
Заполним кассовый документ:
Выберем счет учета 50.01
Подотчётное лицо: Юрьев Владимир Александревич
В закладке денежные документы нажмем кнопку добавить и укажем сумму и вид документа.
Рисунок №2«Выбор счета учета»
Рисунок №3 «Заполнение денежного документа»
Распечатаем расходный ордер.
Рисунок №4 «Расходный кассовый ордер»
Откроем справочник Физических лиц и впишем в командировочное удостоверение паспортные данные.
Рисунок №5 «Данные подотчетного физического лица»
Документ «Выдача денежных документов» формирует следующие проводки.
Для отражения командировочных расходов используется документ «Авансовый отчет».В закладке Авансовый, воспользовавшись кнопкой выбора, переходим к необходимому типу документов, в нашем случае это выдача денежных документов.
Рисунок №6 «Создание авансового отчета»
Рисунок №7 Авансовый отчет
Зайдем на закладку «Прочее» и укажем данные о командировочных расходах. Например, билет на поезд. Если организации, у которой заказывался билет, нет в справочнике Контрагенты, тогда добавим её.
Заполним остальные поля, обратите внимание на счет затрат статьи затрат.
Рисунок 9 «План счетов БУ»
Рисунок 10 «Статьи затрат БУ»
В нижней части диалогового окна в поле «Приложение» вводим количество документов, приложенных к авансовому отчету, и количество листов в этих документах.
При проведении документа получатся следующие проводки:
Рисунок №11 «Проводки документа»
Выведем на печать унифицированную форму № АО-1 «Авансовый отчет»
Рисунок №12 Авансовый отчет
Для проверки результата сформируем оборотно-сальдовую ведомость по счету 26.
Рисунок №13 «Оборотно-сальдовая ведомость»
2.3 Приобретение материальных ценностей под отчет
К расходам на хозяйственные нужды относят приобретение в розничной торговле:
- материалов ;
- канцелярских принадлежностей;
- бензина;
- мелкий ремонт.
Первичными документами, подтверждающими расходования подотчетных денежных средств являются:
- товарный чек магазина;
- накладные;
- кассовые чеки;
- квитанции;
- акты выполненных работ;
- счет-фактуры.
Представим общую схему работы с подотчетными лицами:
Схема №1 «Работа с подотчетными лицами»
Варианты расчетов с подотчетными лицами могут осуществляться как за наличный, так и за безналичный расчет. В прикладном решении «1С» можно отразить следующие операции:
- закупка товарно-материальных ценностей;
- оформление прочих и командировочных расходов.
Рассмотрим практический пример покупки принтера под отчет.
Для выдачи денежных средств подотчетному лицу сформируем документ «Расходный кассовый ордер» с видом операции выдача подотчетному лицу
Рисунок №14 Расходный кассовый ордер
Далее укажем подотчетную сумму и подотчетное лицо.
Рисунок №15 «Расходный кассовый ордер»
Проведем документ и посмотрим его проводки:
Рисунок №16 «Проводки документа РКО»
Распечатаем расходно-кассовый ордер:
Посмотреть состояние взаиморасчетов можно в отчете:
Заключение
В заключении можно сделать вывод о том, что в процессе работы была достигнута цель и задачи, поставленные в начале работы. Были рассмотрены индивидуальные особенности бухгалтерского учета с подотчетными лицами, определены основные направления расходования подотчетных сумм. Рассмотрены первичные документы и нормативные акты, применяемые в оформлении расчетов. Авансовый отчет является основным первичным документом, отражающим отчеты с подотчетными лицами. Бухгалтерский учет ведется на 71 счете, который является активно-пассивным.
Главными ошибками и недочетами, с которыми сталкивается бухгалтер, связаны с несоблюдением оформления оправдательных документов, подтверждающих расходы подотчетного лица, отсутствием первичных документов регламентирующих суммы произведенных расходов, а также правомерности совершать данные расходы, что ведет к ошибкам в определении налогооблагаемой базы при расчете налогов на прибыль, ЕСН, НДФЛ.
Конечно, в рамках одной работы достаточно сложно произвести исчерпывающий анализ всех проблем и всех возможных ситуаций, связанных с расчетом с подотчетными лицами.
Была рассмотрена организация учета расчетов с подотчетными лицами, а также общая теория учета данных расчетов. Как правило, в организациях деньги под отчет выдаются достаточно часто и разным работникам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны.
Список литературы
- Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ (ред. от 04.11.2014) «О бухгалтерском учёте»
- Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая) от 05.08.2000 № 117-ФЗ.
- Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 31.12.2014).
- Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».
- Автоматизация бухгалтерского учета в программе 1С: Предприятие 8: метод. указания / Новосиб. гос. аграр. ун-т; сост. Н.Б. Тесля. – 1-е изд. — Новосибирск: Изд-во НГАУ, 2012г.
- Астахов В.П. Бухгалтерский финансовый учет. — М.: Феникс, 2007.
- Земсков В.В. Командировки по России: спорные моменты // Главбух.-2006 г.
- Кондраков Н. П. Бухгалтерский учет: учебник. – М.: Инфра – М, 2004 г.
- Максимова Л.Н. Типичные нарушения при осуществлении расчетов с подотчетными лицами // Главбух.- 2008г.
